おはようございます！なべっちです。
日本の会社は会議が好きで多くの時間を奪われています。
今回は会議をする際にあらかじめ明確にしておくべき4つのことをお伝えしたいと思います。
会議をする時に決めておくべき4つのこと「OARR」
①Outcome（アウトカム）
目標、ゴール、成果物、得たい成果のことです。 その会議をどういう状態で終えたいか明確にしておき、始めるときに共有しましょう。
話が長くなり、着地がわからなくなった時は、常にこれを思い出しましょう。
②Agenda（アジェンダ）
議題、検討項目、進行スケジュールのことです。
これは日常的に使う人も多い言葉ですが、①のために何について話し合うかを決めておき時間配分も決めておきます
③Role（ロール）
役割分担です。
進行、ファシリテーション、議事録作成や事前の資料など分担します。
これに加えて参加する人も絞るとよいでしょう。毎回発言しない人は参加しなくてもよいと思います。
必要な人を検討しましょう。
④Rule
参加者が守るべきルールです。
意見を最後まで聞くことや違いを尊重するなどマナーや態度面もそうですが、チームごとに会議の定義をしっかり明確にしてもよいでしょう。
僕は以前は会議は「意思決定の場で相談の場ではない」というルールがあり、相談ごとはみんなの時間をつかのではなく、あらかじめ相談しておいたり、して会議に出すときは意思決定ができる状態にしておくなどルール設定していました。
まとめ：事前準備が大事
みんなの時間を使っていることを意識し、建設的な会議にする意識が必要です。
事前準備が大事で資料も用意できればあらかじめ配布しておき、読み上げたり目を通す時間も会議の場で取るのなくすことができますし、あらかじめ意見について検討しておくことができます。
また意見が出しやすいような雰囲気が大事ですので、強い言い方や否定も良くないでしょう。
会議が終わった後に、あの時こう思っていたと発言せずに終わるのも意味がなくなってしまうので、その場で発言するべきことはしましょう。
意見が出せない人、人の意見を聞けない人、参加する必要はない人は呼ぶのをやめてもよいでしょう。
ジェフベゾスも「ピザ2枚が分け合える人数」と言っていますが、あの規模の会社でなければ4人ぐらいが話しやすいかもしれませんね。
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